Demander une subvention pour une structure active dans le domaine de la création numérique

Ces subventions sont destinées à structurer et renforcer l’écosystème local de la création numérique.

Contrairement aux aides à la création numérique, elles ne s’adressent pas directement aux artistes, mais aux structures qui les accompagnent, les forment ou leur fournissent des outils. L’objectif est de développer les infrastructures, les services et les ressources qui soutiennent la création numérique à Genève.

Les projets ou activités soutenus doivent être désintéressés et apporter une contribution concrète à ce domaine artistique. 

Par exemple:

• programmes de résidences pour artistes numériques,
• développement d’outils open source,
• actions de mentorat ou d’accompagnement,
• ou encore espaces de travail et ressources partagés.

Profil

• Structures professionnelles domiciliées et/ou actives à Genève.
• Ce dispositif n’accorde pas d’aide directe aux artistes. Celles et ceux-ci doivent se tourner vers les subventions d’aide à la création numérique. 

Formes juridiques

• Personnes physiques, avec un statut d’indépendant ou indépendante
• Personnes morales: associations, fondations, studios, etc.

Traitement des demandes: tout au long de l’année, par trimestre, dans la limite du budget disponible.

Toutes les demandes de subvention doivent être soumises via le portail des démarches de la Ville de Genève pour associations et entreprises. Pour ce faire, il est nécessaire d'avoir un compte, permettant d'y accéder.

Si vous avez déjà un compte sur le portail des démarches de la Ville de Genève

• Préparez l'ensemble des documents requis pour déposer votre demande, tels que listés sous l’onglet "Quels sont les documents requis?".
• Connectez-vous sur le portail des démarches de la Ville de Genève pour associations et entreprises.
• Lancez la démarche en ligne via le formulaire : Demander une subvention pour un projet culturel.

Si vous n'avez pas encore de compte sur le portail des démarches de la Ville de Genève

Si vous n'avez pas encore d'espace partenaire sur le portail des démarches pour associations et entreprises de la Ville de Genève, il faudra vous en créer un pour pouvoir soumettre votre demande de subvention en ligne. 

Créez votre compte sur le portail des démarches

Pour des questions d'authentification, l'accès au portail se fait via un compte e-demarches vérifié de l'Etat de Genève.

Voici un résumé de la marche à suivre pour accéder au portail. Chaque étape doit être complétée avant d’entamer la suivante:

1. Inscription au Registre des entreprises et établissements (REE) de l’OFS pour obtenir un numéro IDE et un numéro REG (délai: 15 jours)
2. Création d’un compte e-démarches vérifié"Entreprise genevoise" (délai: jusqu’à 21 jours)
3. Création d’un espace partenaire sur le portail des démarches de la Ville de Genève (instantané)

Besoin d’aide? 

Une marche à suivre détaillée pour créer un compte est disponible sur la page suivante: informations sur le portail des démarches de la Ville de Genève pour associations et entreprises

Pour toute question technique liée à votre inscription, vous pouvez contacter: @email ou +41224186260 (mardis de 13h30 à 17h ; jeudis de 9h à 12h et de 13h30 à 17h ; vendredis de 9h à 12h et de 13h30 à 17h)

Conséquences fiscales

Le portail e-démarches partage automatiquement les données des associations avec l’Administration fiscale cantonale (AFC). Vous recevrez donc automatiquement un formulaire de déclaration d’impôts chaque année. Afin d’éviter d’être imposé ou imposée sur d’éventuels bénéfices en fin d’exercice fiscal, nous vous recommandons dès à présent de demander une exonération fiscale.

Les éléments suivants sont notamment pris en compte pour l’évaluation des demandes:

• la pertinence et l’impact du projet artistique,
• le budget et le financement,
• l’ouverture et l’accessibilité,
• et les politiques publiques de la Ville de Genève.

Les critères détaillés, accessibles en téléchargement ci-dessous, doivent être consultés attentivement avant toute demande.

Sont en principe exclus:

• les projets portés par des personnes physiques ou morales qui ne sont pas actives ou domiciliées à Genève,
• les projets à but lucratif,
• les projets déjà réalisés avant le dépôt de la demande de soutien,
• le dépôt simultané dans plusieurs commissions du Service culturel,
• les projets relevant de la formation ou des écoles, qui relèvent de la politique cantonale
• et le soutien à la diffusion, qui relève de la politique cantonale.

Pour les personnes morales

Présentation du projet

• Lettre de motivation adressée au Département de la culture et de la transition numérique de la Ville de Genève
• Descriptif détaillé du projet, avec une note d’intention (maximum 2 pages) expliquant comment il renforce la création numérique (structures, pratiques, initiatives) et comment il soutient l’émergence et la professionnalisation de talents et de projets innovants
• Présentation de la structure ou du collectif porteur (mission, activités principales, forme juridique) et de l’équipe (CV ou biographies des principales personnes impliquées, mettant en avant leurs expériences pertinentes)
• Budget prévisionnel avec un plan de financement (détail des financements publics et privés sollicités)
• Documents spécifiques au domaine artistique (extrait de texte, portfolio, enregistrements, etc.)

Documents administratifs

• Statuts de l'organisme
• Liste des membres du Comité ou du Conseil et, pour les structures employant du personnel, un organigramme détaillé
• Dernier rapport d’activités
• Derniers états financiers (comptes annuels) et rapport de révision/des vérificateurs, établis conformément aux exigences définies dans le Règlement LC 21 195 et son annexe 1. Un guide portant sur l’essentiel de la présentation des comptes est à votre disposition pour vous aider.
• PV de la dernière assemblée générale approuvant les comptes annuels
• Courrier attestant la mise en place d'un système de contrôle interne, si l'organisme est soumis à cette obligation selon l’annexe 1 du Règlement LC 21 195. Un guide du contrôle interne est à votre disposition pour vous aider.
• Documents relatifs à l’emploi et à la prévoyance :
  • Si l’organisme emploie du personnel et verse des salaires : un document récent attestant de l’affiliation à une caisse de compensation. Dans le secteur culturel, les cotisations AVS/AI/APG/AC doivent être payées dès le premier franc (art. 34d, al. 2, let. b, du règlement sur l’assurance-vieillesse et survivants [RAVS])
  • Si l’organisme est soumis à la prévoyance professionnelle obligatoire/LPP (lorsque le revenu annuel d’un ou une salariée est supérieur au seuil d’accès): un document récent attestant de l’affiliation à une institution de prévoyance
  • Si l’organisme fait appel à des prestataires indépendants: une liste de ces mandataires.
  • Charte d’engagement à la prévention et à la lutte contre les atteintes à la personnalité au travail, complétée et signée

Pour les personnes physiques

Présentation du projet

• Lettre de motivation adressée au Département de la culture et de la transition numérique de la Ville de Genève
• Descriptif détaillé du projet, avec une note d’intention (maximum 2 pages) expliquant comment il renforce la création numérique (structures, pratiques, initiatives) et comment il soutient l’émergence et la professionnalisation de talents et de projets innovants
• Présentation de la structure ou du collectif porteur (mission, activités principales, forme juridique) et de l’équipe (CV ou biographies des principales personnes impliquées, mettant en avant leurs expériences pertinentes)
• Budget prévisionnel avec un plan de financement (détail des financements publics et privés sollicités)
• Documents spécifiques au domaine artistique (extrait de texte, portfolio, enregistrements, etc.)

Documents administratifs

• Copie d'une pièce d'identité
• Attestation du statut d’indépendant ou indépendante
• Charte d’engagement à la prévention et à la lutte contre les atteintes à la personnalité au travail, complétée et signée. 

Les demandes sont examinées par une commission d’expertes et d’experts. 

Les réponses sont communiquées par écrit, qu’elles soient positives ou négatives, sans indication de motifs, en principe dans un délai de 5 à 8 semaines suivant chaque date limite de dépôt de la demande.

Composition de la commission

• John Châtel, attaché de direction en charge du domaine du numérique au Département de la culture et de la transition numérique
• Laurent Kempf, créateur/développeur XR et consultant création numérique

Responsable de la commission

• Sophie Sallin, conseillère culturelle du Service culturel de la Ville de Genève

Prévention des atteintes à la personnalité

Les entités subventionnées doivent respecter les engagements du dispositif de prévention de la Ville de Genève, incluant:

• le suivi obligatoire d’une formation par toutes les personnes employées et employeuses,
• la signature d’une charte,
• la diffusion d’un kit de prévention,
• et le recours à une Personne de confiance en entreprise (PCE).

Contact: Cora Beausoleil, chargée de missions transversales et stratégique.

Utilisation de la subvention

La subvention doit être utilisée uniquement pour le projet ou l’activité, ainsi qu’aux dates indiquées dans le courrier d’octroi. Toute modification de son usage nécessite une autorisation écrite préalable de la Conseillère administrative en charge de la culture, Joëlle Bertossa.

Si le projet n’est pas réalisé entièrement ou partiellement, la subvention devra être remboursée en tout ou en partie. 

Communication

En cas de soutien, vous devez:

• mentionner le soutien de la Ville de Genève sur tous les supports lié au projet, en ajoutant le logo mis à disposition (ex: site internet, affiches, supports digitaux et impressions),
• déposer un exemplaire de vos documents imprimés (ex: affiches) à la Bibliothèque de Genève (BGE) dans le cadre du Dépôt légal.

Bilan à remettre

Au plus tard 6 mois après la fin de l’activité ou du projet, vous devez spontanément remettre sur le portail des démarches de la Ville de Genève pour associations et entreprises:

• Pour une subvention à une activité annuelle: un rapport d’activités et les comptes annuels accompagnés d’un rapport de révision.
• Pour une subvention à un projet: un rapport de projet et un décompte financier du projet accompagné d’un rapport de révision.

Les éléments comptables doivent être établis conformément aux exigences définies dans le Règlement LC 21 195 et son annexe 1. Un guide portant sur l’essentiel de la présentation des comptes est à votre disposition pour vous aider.