ASSISTANTS ADMINISTRATIFS OU ASSISTANTES ADMINISTRATIVES à 80%

Afin de compléter son équipe, la Direction du patrimoine bâti de la Ville de Genève recherche un ou une ASSISTANTS ADMINISTRATIFS OU ASSISTANTES ADMINISTRATIVES à 80%.

Votre mission et vos responsabilités

Vous assurez en binôme l'assistanat opérationnel et organisationnel d'une équipe de 6 adjoint-e-s de direction dans un service d'environ 60 personnes, en application des normes et directives en vigueur au sein de la Ville de Genève et selon les orientations définies par la direction du service, sous l'égide du Chef de service. Entre autre, vous gérez les agendas des adjoint-e-s de direction de façon à optimiser leur temps et leur organisation. Vous serez amené-e à administrer les messageries électroniques et à trier, classer et prioriser les messages reçus tout en assurant le suivi selon les directives en vigueur. Vous rédigerez en autonomie des documents et courriers parfois complexes après analyse et synthèse de données ou informations transmises. Selon les besoins, vous constituerez et compilerez des dossiers de nature différente: par exemple des documents préparatoires à diverses séances d'importance variable ou encore des dossiers tels que des « appels d'offre » ou autres projets transversaux. Vous tenez à jour les différentes bases de données ainsi que toute statistique et tableau de suivi, en vous coordonnant régulièrement avec les architectes-chef-fe-s de projets sur l'état d'avancement de leurs projets. Vous gérez également des dossiers diversifiés en assurant le suivi des procédures, échéanciers et des délais légaux et institutionnels. Vous vérifiez en amont les appels d'offre et contrats dans le but de contrôler le respect des seuils et des procédures. Enfin, vous garantissez le traitement du courrier entrant et sortant et la réception des appels téléphoniques des adjoint-e-s de direction. Votre présence à certaines séances sera requise afin de rédiger les procès-verbaux. Votre rôle consiste à fluidifier la quantité importante d'information et le traitement des dossiers en cours auprès de la direction.

Votre profil

Vous êtes titulaire d'une maturité professionnelle, d'un CFC d'employé-e de commerce ou d'une formation jugée équivalente et justifiez d'au moins 5 ans de pratique dans l'assistanat administratif. Une grande réactivité aux sollicitations et la capacité à identifier les priorités sont essentielles à l'exercice de cette fonction. Par ailleurs, vous possédez d'excellentes facultés d'analyse, de synthèse et d'organisation. Vous vous exprimez avec aisance et, doté-e d'excellentes capacités rédactionnelles, vous maîtrisez parfaitement la langue française. Vous êtes apte à travailler de manière autonome ou en équipe et avez un grand sens du service. Maîtrisant les outils informatiques usuels, vous possédez de très bonnes connaissances du logiciel Excel. Des connaissances du fonctionnement d'une administration publique et/ou dans le domaine de la construction constituent un atout important. Dans le cadre de sa politique d'égalité entre femmes et hommes, la Ville de Genève souhaite promouvoir la mixité dans tous les services de l'administration. Vous êtes domicilié-e dans le canton de Genève ou dans la zone de domiciliation autorisée.

Conditions et procédure d'inscription

Soucieuse de développement durable, la Ville demande que les postulations lui soient adressées de préférence sous forme électronique. Les conditions de postulation et d'engagement sont disponibles à l'adresse suivante : www.ville-geneve.ch/emploi. Les dossiers incomplets ou ne correspondant pas aux exigences du poste ne seront pas retenus.

Tous les postes de l'administration municipale sont ouverts tant aux femmes qu'aux hommes, selon les objectifs de la politique de promotion de l'égalité entre femmes et hommes poursuivis par la Ville de Genève. Dans sa volonté de lutter contre le chômage, la Ville encourage les candidatures provenant de l'Office cantonal de l'emploi. Les postes sont ouverts à toute personne titulaire d'un permis ou d'une autorisation de travail valable.

Les candidat-e-s sont prié-e-s de faire parvenir, de préférence par le biais d'un dossier numérique (documents scannés), ou par courrier s'il n'est pas mentionné d'adresse électronique : un curriculum vitae, accompagné d'une lettre de motivation, des copies de diplômes, des certificats de travail, ainsi que d'une photographie récente format passeport, à l'adresse électronique mentionnée dans l'offre.

Un accusé de réception est adressé à l'ensemble des candidat-e-s par voie électronique, en ce qui concerne la plateforme de recrutement Jobup.ch et toute postulation par courrier électronique, ou par courrier pour les dossiers envoyés par la poste. Les dossiers électroniques des candidat-e-s écarté-e-s ne sont pas retournés. Pour les dossiers expédiés par courrier, les dossiers ne sont pas restitués, sauf demande expresse de la ou du candidat-e.

Les candidat-e-s écarté-e-s en sont informé-e-s par un courrier spécifique dans les meilleurs délais. Les candidat-e-s ne disposant pas d'un curriculum vitae peuvent utiliser le formulaire de 'demande d'emploi'. Ce formulaire et le plan de la zone de domiciliation autorisée peuvent être retirés à la Direction des ressources humaines - Cour de St-Pierre 2 - ou téléchargés sur www.ville-geneve.ch/emploi.

Echelle de traitement

La fonction est classée dans la limite de la catégorie F de l’échelle des traitements.

Adresse de retour

Candidature uniquement via www.jobup.ch