SECRETAIRE à 50% (tous les matins)

Afin de compléter son équipe, le Service d'urbanisme de la Ville de Genève recherche un ou une SECRETAIRE à 50% (tous les matins).

Votre mission et vos responsabilités

Au sein d'une équipe pluridisciplinaire, vous apportez un support administratif à la direction du service ainsi qu'aux différents membres de l'équipe. Vous garantissez de manière efficace le traitement du courrier entrant, la transmission d'information, ainsi que la rédaction et la mise en forme de la correspondance, notes et procès-verbaux du service dans le respect des directives départementales. Vous contrôlez les échéances, tenez à jour les listes de suivi et assurez la diffusion des dossiers soumis au Conseil administratif, préavis relatifs aux requêtes en autorisation de construire, procès-verbaux, etc. Vous avez également la charge de l'organisation et la planification des séances internes et externes (présentiel et/ou visio) et d'évènements parfois complexes. Vous organisez les convocations, établissez et diffusez les ordres du jour ainsi que tous documents utiles. Votre présence sera régulièrement requise afin de rédiger les procès-verbaux. Vous assurez l'accueil du service ainsi que le standard téléphonique ainsi que la bonne orientation des visiteurs en faisant preuve d'une grande courtoisie. Vous collaborez avec la documentaliste du service au respect du plan de classement et calendriers de conservation garantissant ainsi la bonne tenue du classement physique et informatique du service. Vous assurez les suppléances ponctuelles au guichet du centre de documentation départemental. Vous gérez l'économat du service, effectuez les commandes et le suivi qui en découle en autonomie. Vous effectuez les démarches utiles auprès de la Centrale municipale d'achat et d'impression (CMAI) lorsque des besoins en matériel s'avèrent nécessaires (flyers ou publications / entretien ou renouvellement de mobilier).

Votre profil

Vous êtes titulaire d'une maturité professionnelle ou d'une formation jugée équivalente, justifiez d'au moins 5 ans de pratique dans l'assistanat administratif et connaissez le fonctionnement d'une administration publique. Vous vous exprimez avec aisance et, doté e d'excellentes capacités rédactionnelles, vous maîtrisez parfaitement la langue française ainsi que les outils informatiques usuels (Microsoft 365). Vous disposez d'excellentes facultés d'organisation, faites preuve de curiosité, d'initiative et de flexibilité. Vous êtes apte à travailler de manière autonome et en équipe, possédez un grand sens du service et souhaitez participer activement à la bonne ambiance de travail. Dans le cadre de sa politique d'égalité entre femmes et hommes, la Ville de Genève souhaite promouvoir la mixité dans tous les services de l'administration. Vous êtes domicilié-e dans le canton de Genève ou dans la zone de domiciliation autorisée.

Conditions et procédure d'inscription

Soucieuse de développement durable, la Ville demande que les postulations lui soient adressées de préférence sous forme électronique. Les conditions de postulation et d'engagement sont disponibles à l'adresse suivante : www.geneve.ch/emploi. Les dossiers incomplets ou ne correspondant pas aux exigences du poste ne seront pas retenus.

Tous les postes de l'administration municipale sont ouverts tant aux femmes qu'aux hommes, selon les objectifs de la politique de promotion de l'égalité entre femmes et hommes poursuivis par la Ville de Genève. Dans sa volonté de lutter contre le chômage, la Ville encourage les candidatures provenant de l'Office cantonal de l'emploi. Les postes sont ouverts à toute personne titulaire d'un permis ou d'une autorisation de travail valable.

Les candidat-e-s sont prié-e-s de faire parvenir, de préférence par le biais d'un dossier numérique (documents scannés), ou par courrier s'il n'est pas mentionné d'adresse électronique : un curriculum vitae, accompagné d'une lettre de motivation, des copies de diplômes, des certificats de travail, ainsi que d'une photographie récente format passeport, à l'adresse électronique mentionnée dans l'offre.

Un accusé de réception est adressé à l'ensemble des candidat-e-s par voie électronique, en ce qui concerne la plateforme de recrutement Jobup.ch et toute postulation par courrier électronique, ou par courrier pour les dossiers envoyés par la poste. Les dossiers électroniques des candidat-e-s écarté-e-s ne sont pas retournés. Pour les dossiers expédiés par courrier, les dossiers ne sont pas restitués, sauf demande expresse de la ou du candidat-e.

Les candidat-e-s écarté-e-s en sont informé-e-s par un courrier spécifique dans les meilleurs délais. Les candidat-e-s ne disposant pas d'un curriculum vitae peuvent utiliser le formulaire de 'demande d'emploi'. Ce formulaire et le plan de la zone de domiciliation autorisée peuvent être retirés à la Direction des ressources humaines - Cour de St-Pierre 2 - ou téléchargés sur www.geneve.ch/emploi.

Echelle de traitement

La fonction est classée dans la limite de la catégorie F de l'échelle des traitements

Adresse de retour

Candidature uniquement via www.jobup.ch