Existe-t-il des définitions décrivant l'utilité d'un inventaire d'archives ou de musée ?

Bonjour,

Nous vous remercions d'avoir fait appel au service Interroge, voici le résultat de nos recherches :

L'Encyclopédie Larousse en ligne donne les informations suivantes à l'entrée « inventaire » :

« inventaire : (bas latin juridique inventarium, du latin classique invenire, trouver)

Définitions : État, description et estimation des biens appartenant à quelqu'un, à une collectivité, ou situés dans un lieu déterminé.
Revue détaillée, minutieuse, recensement de quelque chose : Faire l'inventaire de ses souvenirs.

Comptabilité : Recensement exhaustif des éléments patrimoniaux de l'entreprise à la date d'arrêté des comptes, avec l'estimation de leur valeur d'actif ou de passif ; document qui reprend ou récapitule cet état descriptif et estimatif. [...] »

Dans le domaine des musées, la page Inventorier les collections de la plate-forme des musées en Suisse - Museums.ch - indique ceci :

« Le catalogage et la gestion des fonds sont l’épine dorsale pour les collections d’un musée. [...]

L’inventaire regroupe des informations telles que le rapport de propriété et la date d’entrée dans la collection, des données sur la datation, les dimensions et l’état de conservation ainsi qu’une description succincte et des indications sur l’histoire de l’objet (son utilisation et ses expositions). Grâce à l’inventaire, les données d’un objet sont sauvegardées à long terme et peuvent être mises à jour régulièrement. Le fait de consigner dans l’inventaire les données essentielles d’un objet atteste son existence dans les collections du musée. L’établissement d’un inventaire aide les musées à approfondir leurs connaissances sur leurs propres collections et permet une politique de collection ciblée. »

La brochure Inventorier les collections : principes fondamentaux réalisée par l'Association des musées suisses est disponible sur cette même plate-forme.

Le Dico des musées proposé par le Ministère de la culture en France indique ceci à l'entrée « inventaire » :

« L'inventaire a pour but d'assurer la conservation administrative et de préserver l'identité des objets acquis par les musées ou qui y sont déposés. Il s'applique aux objets de toute nature, quels que soient le domaine concerné ou la technique de fabrication, relevant des collections du musée : peintures, sculptures, dessins, gravures, médailles, photographies, objets ethnographiques, d'art mobilier, ethnographiques, archéologiques, techniques...
L'inventaire est :
• un document juridique qui établit de façon indubitable qu'un objet appartient au musée. Du fait de son entrée dans une collection publique, le patrimoine muséographique est soumis à deux règles fondamentales : l'inaliénabilité et l'imprescriptibilité.
• un document administratif qui permet à la collectivité propriétaire d'identifier et de gérer ses collections dans de bonnes conditions. [...]
L'inventaire constitue également un document muséologique de référence obligatoire pour toute étude ou tout classement entrepris par le musée. [...] »

La page Qu'est-ce qu'un inventaire d'archives ? publiée en mars 2017 sur le site de l’Association internationale des archives francophones nous apprend que :

« L'appellation "inventaire d'archives" est généralement utilisée pour désigner en réalité un "instrument de recherche". Cet outil permet de décrire les archives afin de les communiquer au public et ainsi permettre aux chercheurs de trouver les documents dont il a besoin. »

Le document Le rôle des inventaires d’archives à l’ère du numérique présenté par Denis Reynard lors du colloque Les répertoires d’archives contient des informations complémentaires :

« […] l’établissement et la mise à disposition des inventaires demeurent une activité centrale des archivistes et la pierre angulaire de leurs activités, c’est ce qui traduit concrètement le rôle de l’archiviste comme médiateur entre le document et le public. […]
L’inventaire en lui-même allie souvent ou plutôt est au carrefour de deux fonctions, et c’est aussi une caractéristique de l’inventaire d’archives: c’est d’un côté un outil de gestion donc utile à l’institution et à l’archiviste simplement pour connaître le contenu de ses archives; pour pouvoir gérer les fonds, il faut en avoir une description, un inventaire. C’est la première fonction et puis la deuxième fonction, c’est en fait un outil scientifique et un outil de connaissance, c'est-à-dire un outil qui permet la rencontre du chercheur et du document ou du dossier, ce qui permet d’accéder au fonds d’archives. […] »

Enfin, vous pouvez consulter le Dictionnaire de terminologie archivistique réalisé par les Archives de France qui apporte les précisions suivantes :

« Inventaire (d'archives) :
(1) Tout instrument de recherche ayant pour niveau de description la pièce.
(2) Terme employé dans le langage courant comme synonyme d'instrument de recherche. [...]

Inventaire analytique :
Instrument de recherche donnant une analyse détaillée (le plus souvent sous forme d’une analyse diplomatique) de toutes les pièces d'un fonds ou d'une collection. [...]

Inventaire sommaire :
Instrument de recherche donnant une analyse succincte de chaque pièce ou groupe de pièces d’un fonds ou d’une collection. [...]

Inventaire [sommaire] par échantillonnage :
Instrument de recherche donnant une analyse ou de longs extraits d’une sélection de pièces d’un fonds ou d'une collection et passant les autres sous silence ou en les évoquant par un simple etc. Ce type d’instrument de recherche est aujourd’hui proscrit par la réglementation archivistique française. »

Nous espérons que ces éléments vous aideront dans votre recherche. N'hésitez pas à nous recontacter pour tout complément d'information ou toute autre question.

Cordialement,

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