Puis-je conserver uniquement une version numérique de mes documents bancaires ?

Bonjour,

Nous vous remercions d'avoir fait appel au service Interroge, voici le résultat de nos recherches :

L'article de la FRC Ne jetez pas les factures électroniques aux oubliettes !, publié en 2013, précise ce qui suit :

« Le passage au tout numérique, auquel poussent les entreprises, ne dispense pas le consommateur de garder ses justificatifs.

[...] les règles en vigueur pour la conservation des documents s’appliquent aussi bien aux justificatifs papier qu’aux documents numériques. Il faut donc veiller à toujours les avoir à portée de main, et pendant un temps relativement long: de deux ans jusqu’à vie.

Preuve à l’appui :

Si un commerçant, le fisc ou un entrepreneur vous réclame un paiement que vous avez déjà effectué, il vous incombe d’en apporter la preuve en présentant un justificatif (facture, ticket de caisse, ordre de paiement, relevé périodique tiré de votre e-banking ou récépissé attestant du paiement). Idem si un produit comporte un défaut durant le délai de garantie. Sans preuve de l’achat, vous ne pourrez rien faire. Si vous n’avez pas conservé ces documents en lieu sûr, vous pourriez être amené à payer une deuxième fois.

Délais et durée :

En droit, on parle de "prescription" : celle-ci indique le moment à partir duquel on perd la possibilité d’invoquer un droit, tant pour le professionnel que pour le consommateur. Donc, tant que le délai de prescription n’est pas atteint, ou s’il est prolongé, toute réclamation ou action en justice reste possible.

Le délai général de prescription est de dix ans, mais la plupart des factures se prescrivent au bout de cinq ans, comme l’atteste notre tableau. »

Concernant en particulier les documents bancaires, l'article Ne jetez surtout pas vos quittances !, publié en 2012 sur le site du magazine Bon à savoir, précise au sujet des paiements sur internet :

« Aujourd’hui, la plupart de nos acquisitions et de nos paiements se font en ligne. En effectuant un achat sur le web, le débiteur ne reçoit qu’une attestation qu’il a tout intérêt à sauvegarder. Idem avec les captures d’écran et les décomptes de la banque qu’il convient d’archiver soigneusement. Attention toutefois : ces pièces sans signature ne sont théoriquement pas considérées comme une preuve, puisqu’elles peuvent être manipulées. Il s’agit donc plutôt d’indices, tout de même utiles en cas de litiges.

A noter que, si le client n’est pas tenu de garder les preuves des paiements effectués à sa banque, celle-ci doit, en revanche, conserver une trace de ses opérations pendant au moins dix ans. Ainsi, en cas de problème, il est toujours possible de lui demander la preuve du versement, généralement contre facturation. »

Enfin, à titre d’exemple, voici un cas publié en 2017 sur le site de l'Ombudsman des banques suisses au sujet des Délais de conservation et de remise des documents bancaires.

Le billet publié le 22 juillet 2022 sur le blog de la société b-sharpe - Procédures et obligations : comprendre la facturation suisse en 2022 - offre un bon condensé sur le sujet de la facturation. Vous pouvez notamment lire la définition et les informations suivantes : « Partie incontournable de la comptabilité d’une entreprise, la facturation permet de conserver une trace vérifiable de toute transaction entre prestataire et bénéficiaire. Pièce comptable permettant d’attester d’un achat ou d’une vente, la facture met à disposition toutes les informations nécessaires à propos d’une transaction. La validité de cet enregistrement implique nécessairement l’accord réciproque des signataires, et ce de manière expresse ou tacite. Pour autant, un accord sur les points essentiels dudit contrat est suffisant […].

En outre, les photocopies et duplicatas jouissent d’un droit limité. Néanmoins, le principe de liberté des moyens de preuve inclus dans l’article 958f du “Livre cinquième : droits et obligations” accorde la même force probante aux factures qu’elles soient éditées sous formats papier, électroniques ou encore numérisées (sous décision du Conseil fédéral). »

Le Parlement suisse a débattu de la question de la facturation électronique sans signature. Le 7 juin 2016, une interpellation a été faite à ce sujet - La facturation électronique sans signature numérique est-elle conforme au droit de la TVA ? - et auquel le Conseil fédéral a répondu :

« 1. Oui, dès que des données et des informations sont transmises par voie électronique (par ex. au format PDF par courriel), ils constituent une facture électronique.

2. Le 12 juin 2009, le principe de la liberté des moyens de preuve a été inscrit à l'article 81 alinéa 3 de la loi sur la TVA. Selon ce principe, l'acceptation d'une preuve ne doit pas dépendre exclusivement de la présentation de moyens de preuves précis […]. L'authenticité et l'intégrité des factures électroniques peuvent aussi être prouvées autrement qu'au moyen de la signature électronique. Les autres moyens de preuve peuvent être notamment une comptabilité conforme aux prescriptions en la matière, un bon de commande ou de livraison, des écritures comptables, une preuve de paiement, ou un système de contrôle interne (SCI) qui présente une traçabilité des opérations commerciales fiable entre la facture électronique et les prestations sur lesquelles elle porte. »

Enfin, comme le préconise l'interview de l'experte fiduciaire Sandra Maurer, intitulée "La conservation de factures et pièces comptables électroniques doit respecter des règles strictes" et publiée en 2022 sur le Portail PME de la Confédération, « Le format de fichier PDF/A est idéal pour la conservation à long terme des documents numériques. Il remplit des conditions essentielles telles que la petite taille du fichier, la possibilité de recherche en texte intégral, et dans la famille PDF, c’est le format qui contient le plus d’outils et de solutions.

Comme indiqué précédemment, la durée de conservation est de 10 ans. L’article 958f du Code des obligations définit les bases légales à ce sujet. »

Nous espérons que ces éléments vous aideront dans votre recherche. N'hésitez pas à nous recontacter pour tout complément d'information ou toute autre question.

Cordialement,

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