Effectuer une demande d'aide financière pour l’organisation d’une manifestation pluridisciplinaire

A qui s'adresse cette démarche?

Cette démarche s'adresse en priorité à des organismes à but non lucratif actifs à Genève pour l'organisation de manifestations pluridisciplinaires se déroulant en principe sur le territoire de la ville de Genève.

Quels sont les délais à respecter?

• Délai de dépôt des candidatures: le jeudi 6 mars 2025, à minuit. 

Comment faire?

La Ville de Genève a mis en place un nouveau portail digital permettant aux structures subventionnées de créer leur propre espace et de soumettre un dossier 100% en ligne.

Phase 1: s'enregistrer auprès de l'Etat et de nos partenaires

Cette phase, composée de trois étapes peut prendre du temps (entre 20 et 25 jours). 

• Vérifier si la structure est inscrite au Répertoire des entreprises du Canton de Genève (REG) et possède un Numéro d’identification des entreprises (IDE).
• Si non, la demande d'inscription se fait auprès du Registre des entreprises et établissements (REE).
• Créer un compte e-démarches de l’Etat de Genève.

Nous vous recommandons de les initier au plus vite et dans tous les cas au plus tard un mois avant le délai.

Phase 2: se créer un compte sur le portail des démarches de la Ville de Genève 

Une fois que vous avez procédé à votre enregistrement auprès des partenaires ci-dessus, vous pouvez vous créer un compte sur le portail des démarches de la Ville de Genève. Cette étape est courte et facile.

Phase 3: déposer une demande de soutien

Une fois votre compte créé sur la plateforme des démarches de la Ville de Genève, vous pouvez effectuer la demande de soutien en ligne, en suivant la démarche "Demander une subvention pour un projet culturel" comprenant les documents ci-dessous:

Pour les personnes morales

• une lettre de motivation adressée au Département de la culture et de la transition numérique de la Ville de Genève;
• un descriptif détaillé de la manifestation;
• la liste des principaux responsables de la manifestation avec CV et coordonnées;
• un budget et un plan de financement prévisionnels détaillés;
• les statuts de l'organisme;
• la liste des membres du Comité ou du Conseil avec mention des fonctions et, s’il y en a, des employé-e-s (CDI et CDD);
• le procès-verbal de la dernière assemblée générale approuvant les comptes;
• le rapport d’activité de l'année précédente;
• les comptes d’exploitation et bilan vérifiés de l'année précédente;
• si l’organisme a le statut d’employeur et, par conséquent, verse des salaires: la copie de contrat ou de l'attestation d’affiliation à une caisse de compensation (AVS) et/ou à une institution de prévoyance (LPP, si l'organisme est soumis à cette obligation);
• si l’organisme recourt à des prestataires de services indépendants: l’attestation pour indépendant ou indépendante des mandataires;
• les Dispositions générales de la Ville de Genève lors de l'octroi d'une subvention (figurant au bas de cette page);
• un document mentionnant les coordonnées de paiement;
• un courrier attestant la mise en place d'un système de contrôle interne (si l'organisme est soumis à cette obligation selon l’annexe 1 du Règlement régissant les conditions d’octroi des subventions municipales LC 21 195);
• la "Charte d’engagement à la prévention et à la lutte contre les atteintes à la personnalité au travail, au sein des entités subventionnées par la Ville de Genève dans le domaine de la culture" (figurant au bas de cette page).

Dans le cadre du renforcement de son dispositif de prévention et de lutte contre le harcèlement au sein des entités subventionnées dans le domaine culturel, la Ville de Genève conditionne désormais les demandes de subvention pour un projet culturel à certaines mesures mises en place par le Service culturel, comme le suivi d’une formation, la signature d’une charte et la diffusion d’un kit de prévention du harcèlement sexuel au travail.

En cas de questions relatives aux conditions d’octroi relative à la protection de la personnalité des personnes employées, par exemple aux engagements inscrits dans la charte ou aux obligations selon votre type de structures/projets, Cora Beausoleil se tient à disposition:

Tél. +41 22 418 65 52, @email

Comment le dossier est-il suivi?

Les subventions sont attribuées après examen des dossiers par la commission du domaine pluridisciplinaire qui se réunit une fois par an. Il est donc nécessaire de respecter les délais indiqués sur cette page.
6 à 8 semaines après le délai de dépôt des candidatures, les réponses -positives ou négatives- sont transmises par écrit uniquement, sans indication de motifs.

Composition de la commission

• Commission en cours de composition

Responsable de la commission

• Carole Rigaut, conseillère culturelle pour les arts visuels
   

Quelles sont les obligations?

La décision n’est valable que pour les activités convenues. Toute modification significative, y compris concernant le calendrier d’exécution, doit être communiquée au Service culturel et peut faire l’objet d’une reconsidération.

La subvention doit être restituée, en tout ou partie, si ces activités ne sont pas menées à terme. Elle ne peut être cédée à un tiers.

La ou le bénéficiaire fera mention de l'appui de la Ville de Genève sur tous les documents écrits ou multimédia édités en relation avec le projet, en principe par l'insertion d'un logo disponible sur le site internet. Dès la parution de documents promotionnels (affiches, etc.), la ou le bénéficiaire en remettra un exemplaire à la Bibliothèque de Genève (BGE) au titre du Dépôt légal.

Dans un délai maximal de 6 mois à compter du terme de la manifestation, le ou la bénéficiaire remettra un rapport d'activités et les comptes et bilans révisés selon le type de contrôle défini par le Règlement régissant les conditions d’octroi des subventions municipale LC 21 195 (article 7 et annexe 1 et 2).

Un guide du contrôle interne pour les organismes subventionnés présentant ce système de contrôle interne, ainsi qu'un guide présentant les exigences au niveau de la tenue des comptes pour les organisations à but non lucratif et les personnes physiques subventionnées sont à disposition et téléchargeables sur la page Organismes subventionnés.